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ネットショップサポートの専門家がオススメするテレワークツールとは

新型コロナの影響で、多くの職場でテレワークが導入されています。緊急事態宣言を受けて初めてテレワークを経験したという方も多いのではないでしょうか。テレワークにはさまざまな点でメリット・デメリットがありますが、緊急事態宣言の解除後も引き続きテレワークを取り入れている職場が多くあります。

テレワークでのコミュニケーションには、電話やメール以外にもさまざまなツールが活用されています。ここでは、商品登録ドットコムにて実際利用している3つのツールをご紹介します。

ChatWork(チャットワーク)

ChatWorkは、ビジネスチャットツールのひとつです。Slackなどと比較検討されることが多いようです。

ビジネスチャットツールを使うメリット

以前はビジネスにおける文字によるコミュニケーションツールといえばメールでしたが、メールとチャットツールを併用するところやチャットツールを中心に用いるところが増えてきています。

メールと比較した場合のチャットツールのメリットとしては下記のような点が挙げられます。

即時性が高い
・挨拶などを省き、簡潔にコミュニケーションできる
グループでの情報共有がしやすい

さらにビジネス向けのチャットツールには、タスク管理などビジネス向けの機能が充実している、セキュリティ性が高められている、といった特徴があります。

 タスク管理をうまく使うのがコツ

 チャットワークの基本的な機能として、タスク管理があります、スケジュール管理ツールよりもう少しラフに使う感じでしょうか、スケジュール管理ツールのように棒線を引っ張ったりしたりタスクそれぞれをグラフしたり進捗内容を管理する事はできません。小タスクや大タスクを分けて、スタッフそれぞれのゴール日時や確認ポイント時点などを、タスク化する事で、進捗の確認やスタッフ間での同期が取りやすく管理する事ができます。

チャットワーク タスク管理1
タスク内容を簡単に追加できます。
チャットワーク利用法より画像引用:https://help.chatwork.com/hc/ja/articles/203354180

チャットワークのAPIをうまく活用する

商品登録ドットコム(商品登録代行)での問合せや弊社の各事業における問合せをチャットワークのAPIを利用して自動で取り込んで運用しています。
 チャットワーク上で各事業毎のチャットへ取り込まれるため、対応漏れなども防ぐことができます。また、アプリで確認する事も出来てとても便利です。問合せからtodoアクションを起こすときのタスク化を素早く起こすことができ、又は問合せ内容によってスタッフを選択し指示を出すことも可能です。

商品登録ドットコム 問い合わせ
問合せ管理を事業毎にチャットワークへAPIにより取込を行っています。
※ロボフォームアイコンは気にしないでください。

チャットワークのデメリット

 長年使っていると途中で他のツールに浮気をしてみたり、一旦平行して利用してみたりとこの数年間でも思考錯誤を繰り返しました。弊社でもツール開発は行っておりますが、シンプルでわかりやすいという物は、言うのは簡単なのですが、かなり難しい部分です、また活用する業種や業態によって作業工程やタスク化される部分などは様々ですし、チャットのみで完結してしまうような業種もあるかもしれません。

 あくまでチャットツールである事を意識した上で使う必要があります。タスク管理やスケジュール管理、工程管理などを前提での導入はオススメできません。但し前述したように、ラフなタスク管理や、ゴールが見えやすく、1つ1つのタスクで完結する事が多い管理についてはチャットワークでも十分対応は可能です。
また操作性・画面部分であえて苦言を呈すると、チャット毎の検索機能が弱い、毎回チャット内を限定して探す場合に苦労をします。※全体の検索、タスク検索、ユーザー検索は搭載されています。

ChatWorkの特徴

ChatWorkは国産のビジネスチャットツールです。そのため海外製のツールよりも馴染みやすいと感じる人が多いようです。

ブラウザ版、デスクトップ版アプリ、モバイル版アプリで利用できます。PCでの作業中はもちろん、出先でもスマホを使ってやり取りが可能です。ブラウザ版はタブレットやスマホでも利用できますが、モバイル版アプリのほうがより閲覧性・操作性に優れています。

ChatWorkでは3種のチャットが使えます。1対1で会話する「ダイレクトチャット」、複数人で会話する「グループチャット」のほか、自分だけが見られる「マイチャット」があります。マイチャットはメモやファイル置き場として活用できます。

タスク管理機能では、自分のやるべき仕事を「タスク」として管理したり、相手に依頼したり、完了時に依頼元に通知したりすることができます。

ファイル管理機能では、WordやExcel・PowerPoint・PDFなどの書類や画像ファイルを管理できます。

ビデオ通話・音声通話も可能です。チャットでやり取りをしていて「直接話したほうが早い」と感じたら、すぐにビデオまたは音声通話に切り替えることができます。

文字ベースのコミュニケーションツールという意味ではLINEにも似ていますが、「既読がない」という点が大きく異なります。既読機能は相手が読んだかどうかを把握できて便利な一方、読んでいるはずなのに返事がないというイライラや、早く返信しなければというプレッシャーにつながる面もあります。

ビジネスチャットはビデオ通話や電話と異なり、送信側と受信側の時間を必ずしも一致させなくてもよい「非同期コミュニケーション」です。メッセージの受取時に作業を中断させず、都合の良いタイミングで返せるのがメリットであるという観点から、ChatWorkでは既読機能は実装されていません。

Skype(スカイプ)

Skypeは、オンライン通話サービスのひとつです。これまでも個人間のコミュニケーションなどさまざまに利用されてきましたが、リモートワーク推進の流れのなかではビデオ会議ツールとして注目され、Zoomと比較検討されることが多くなっています。最近では、テレビ番組にSkypeを使ってリモート出演するケースもよく見かけます。

ビデオ会議ツールを使うメリット

ビデオ会議は、オフィスの会議室などの場所に集まらなくてもお互いの顔を見ながら会話ができるという点が最大のメリットです。交通費や移動時間の削減とともに、コロナ禍においては密集・密接・密閉の「三密」を避けるという意味でも重要な要素です。

また、資料を印刷して配布する必要がなく、画面上で資料を表示したり手軽にファイル共有することができます。

かつてはビデオ会議というと高額な専用機器や回線が必要でしたが、Skypeに代表されるWebツールを使えばPCやスマホといった身近な機器で安価に利用することができます。

Skypeの特徴

Skypeは、対応する機器とインターネット環境があれば基本的に無料で利用できます。(ただし、固定電話にかける場合等、使い方によっては通話料金がかかることもあります。)

Webブラウザで利用できるほか、デスクトップ用・携帯電話用のアプリがあります。

ビデオ通話は最大50名で利用可能です。通話の記録機能やリアルタイムで字幕を表示させる機能もあり、テレワークなどビジネスシーンでの利便性が高くなっています。国内だけでなく海外でも普及しており、海外とのやり取りにも使えます。

音声通話・ビデオ通話のほか、チャットやファイル送信の機能もあります。ビデオ会議を始める前に資料を送っておく場合などに便利です。画面共有もでき、プレゼンテーションなども可能です。

通話品質が高く、固定電話以上に音声がクリアと感じる人も多いようです。ビデオ会議の画質もかなり綺麗です。ただデータ通信量が多いためか、会議参加者が多い場合は接続が不安定になるケースもあるようです。

以前はSkypeのアカウントを持つ同士でしか使うことができませんでしたが、2020年4月にアカウント無しでビデオ会議ができる新機能「Meet Now」がリリースされました。会議のリンクURLを送るだけで、アカウントがない人やSkypeアプリをインストールしていない人もビデオ会議にスピーディに参加することができます。

Dialpad

Dialpadは、クラウド型のビジネス電話システムです。2015年にアメリカでスタートし、「場所に制約されずに」「誰とでも」「どんな端末でも」つながることをコンセプトとしています。

ビジネス電話システムを使うメリット

テレワークの推進にあたっては、会社にかかってくる電話への対応をどうするかという問題があります。職場によっては、テレワークを実施しつつも電話番のために誰かが出社しなければならない状況も生じているようです。

ビジネス電話システムでは、PCやスマホにアプリをダウンロードしておくことで、インターネットのつながる環境であれば自宅などでも場所を問わずに会社の番号にかかってきた電話を受けることができます

PBX(構内交換機)や物理回線が必要なく、導入コストを抑えられる点も魅力のひとつです。

Dialpadの特徴

Dialpadは、03や050で始まる電話番号への着信をスマホやPCで受けられる通信サービスです。また、自分のスマホから会社の番号で発信することも可能です。

ミュート・保留・通話録音・着信履歴・自動応答メッセージ等、電話としての機能が充実しているほか、ビデオ通話やチャットの機能も備えています。

複数端末で同時にログインしておけば、スマホで受けた通話を途中からPCに切り替えることも可能です。

各種の設定等のシステム管理は、Webの管理画面から行います。操作が分かりやすく、スピーディーに対応可能です。

テレワークツールの活用実例

利用ツール:ChatWork、DialPad、Skype

 弊社では長年にわたり社員の殆どがテレワーク作業で行っており、長年思考錯誤を行い今の運用スタイルが確立しています。実際、商品登録ドットコム事業だけでなく、その他EC運営代行事業やおせち卸事業その他各部署対応においても、遠隔でスムーズに作業の割り振りやタスク管理を置こうためにChatWorkを利用しています。

 日々の電話対応やサポートにおいては、DialPadを利用して、アプリ・PCでの受電を行い、空きスタッフが電話対応やサポートを、電話や打ち合わせ対応中の場合は、他の遠隔スタッフへ転送や留守電におけるボイスレコーディングにて対応する事ができます。通常PBXなどで機器や設備の投資が必要ですが僅かな月額費用で実現化が可能です。さらにグループ毎の050の電話組成なども素早く確立できます。

 またスタッフ間のコミュニケーションや伝達事項の為には、skypeを利用してチャット・音声を利用する事で効率的に運用を行います。チャットワークだけでは対応できないキメ細かい部分をスカイプで対応します。特に指示系統や共有すべき内容などをグループ共有をする事で同期しつつ、実際に具体的なtodoになる部分では、タスク化(ChatWork)をする流れで社内でルール化や意識付けを徹底しておく事で遠隔でもスムーズなやり取りや営業活動が可能となります。

テレワークツールまとめ

企業にとっては中小企業問わず移動せずにコミュニケーションを向上させて、時間という最大の経費を削減する事が可能です。テレワークを乗り切る事でのメリット(デメリットとみる見方もありますが)を最大限活用して現在のビジネスを活性化する事は今でしかできないビックチャンスといえます。

テレワークにあたっては、コミュニケーションがひとつの大きなカギとなります。常に職場で顔を合わせている環境とは異なり、内容や相手の状況等によって適切なツールを選ぶことも必要になります。うまく使いこなせれば従来よりも生産性を高められる可能性もあるため、ぜひ工夫して活用してみてください。

テレワーク化による弊害 ネットショップ版 おまけ

 ネットショップにおいてテレワーク化は厳しい現実となります、実際の出荷作業やピッキング、お客様対応など現場でしかできない作業が山盛りです。これらを残しテレワーク化する部分を切り離そうとすると、店長やマネージメントしている人間がテレワークとなり指示系統がそもそも脆弱で個々の仕事に細分化されてないネットショップにとってはかなり厳しい状況が生まれます。

 しかも今コロナ禍の中でネットショップにおいて最大のチャンスというべき今に売上を伸ばせないと致命的な機会ロスとなる事は間違えありません。その上で、バイトやパートをどのようにテレワークにするのか?セキュリティは大丈夫なのか?などかなりのハードルを越える必要があります。

 テレワーク化するべき頭脳部分と作業部分をうまく切り分けて運営する事が求められます。商品登録代行やECの手間のかかる作業などはこの際思い切って外注し専門家に任せるというのも1つの方法かもしれません。商品登録代行 商品登録外注 ならお気軽にお問合せください。

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